“Ze hoeven zelf geen transport te regelen of te wachten op de beursorganisatie. Alles loopt volgens plan, met korte lijnen.”

Van losse aanvragen naar strak projectmanagement

Al vanaf het begin van METAVAK verzorgt Jan van Dam Machine Transport de logistieke ondersteuning van de beurs. Een aantal jaar geleden vroeg Easyfairs ons ook om de aanvragen van exposanten voortaan rechtstreeks via Jan van Dam te laten lopen. Tot die tijd kwamen de aanmeldingen binnen via het platform van Easyfairs. Nu nemen wij proactief contact op met de deelnemers om hun wensen vroegtijdig te inventariseren. Dat zorgt voor een nog betere voorbereiding en planning, met korte lijnen en duidelijkheid voor alle betrokkenen.

De beursorganisatie geeft aan dat de samenwerking met Jan van Dam veel werk en afstemming scheelt. Doordat de voorbereiding strak is georganiseerd en de communicatie helder verloopt, blijft het overzicht behouden. Jan van Dam weet precies wat er nodig is om een beurs van deze omvang soepel te laten verlopen.

Strakke voorbereiding en overzicht

Maanden voor aanvang van de beurs neemt de projectmanager van Jan van Dam contact op met alle exposanten. Er wordt geïnventariseerd welke machines naar de beurs gaan en waar ze moeten worden opgehaald en teruggebracht. Op basis van de beursindeling en plattegrond maken we een efficiënte tijdsplanning tijdens de opbouw en afbouw. Op basis van die informatie ontstaat een compleet draaiboek met ophaalmomenten, transporttijden en plaatsingsvolgorde.

De machines worden met vrachtwagens van Jan van Dam Machine Transport opgehaald uit fabrieken, showrooms en magazijnen. Een aantal van deze ritten wordt met elektrische vrachtwagens gedaan. Op de beursvloer staan twee autolaadkranen, vijf heftrucks en de specialisten van Jan van Dam Machine Transport klaar om de machines nauwkeurig te plaatsen op de beursstand. De opbouw duurt drie dagen, de afbouw één.